Overstappen naar "Modern Workplace"

De term "Modern Workplace" is niet eenvoudig uit te leggen. Het werkt voor jou als gebruiker niet radicaal anders. Het staat voor een nieuwe manier van werken: flexibel, waar en wanneer je wilt. Hoewel nieuw, is het niet écht nieuw. Het concept wordt al 10 jaar verkondigd maar begint te rijpen.

Laptops waren er altijd al, evenals VPN-oplossingen om thuis te werken, maar de rek is er uit qua mogelijkheden. Voor de volgende stap, waarbij je documenten kunt bewerken op je telefoon, thuis of in een vliegtuig en met meerdere mensen tegelijk, moet je het netwerk radicaal anders inrichten.

Je kunt de moderne werkplek op verschillende manieren implementeren maar als je er in een Microsoft omgeving volledig voor gaat, krijgen alle medewerkers laptops en een telefoon.

Uit onze enquêtes blijkt telkens dat mensen niet graag op laptops overstappen, maar dat geld niet voor iedereen. Wessel, onze meest recente HBO-student, schoof steevast het toetsenbord op zijn bureau aan de kant en plaatste zijn laptop vóór zijn pc-met-dubbele-monitor. De pc bleef uit, wel te verstaan.

Laptops en telefoons worden nieuw in de doos uitgedeeld, middels Autopilot automatisch geïnstalleerd en met Intune geconfigureerd. Dankzij Bitlocker zijn harddisks versleuteld en via Mobile Device Management (MDM) worden apps op telefoons gezet, of verwijderd. Systeembeheerders raken de systemen helemaal niet meer aan. Verliest iemand een laptop op zakenreis, dan kan hij ter plekke een nieuwe kopen, die vervolgens automatisch wordt geconfigureerd.

Gedurende de hele cyclus van een apparaat hoeven systeembeheerders het niet aan te raken.

Heeft de laptop problemen dan wordt hij via een reset opnieuw geconfigureerd. Aan het einde van zijn levensduur wordt hij het met één druk op de knop gewist.

Je werkt waar je wilt. Op kantoor wordt de laptop via één USB kabel aangesloten op externe monitoren, los toetsenbord, netwerkkabel en oplader. Iedereen heeft uiteraard flexibele werkplekken, bij voorkeur ook een poef en hangmat.

Je logt in met je Microsoft werk-account. In de praktijk volstaat een PIN-code, vingerafdruk of gezichtsherkenning. Hoewel dat niet direct veiliger lijkt, is dat wel zo omdat daarmee in feite alleen de TPM-chip (Trusted Platform Module) in de laptop ontgrendeld wordt. Die chip zal op zijn beurt de versleuteling van het systeem alleen vrijgeven als er niet mee is gerommeld ("tamper protection").

Bestanden staan in Teams. Er is geen N: of andere schijfletter meer. Er is geen VPN nodig en je neemt ook geen pc op kantoor over. Je werkt niet meer op iemand anders zijn computer en je profiel hoeft niet meer geladen te worden.

In de Modern Workplace situatie heeft je organisatie zelf geen servers meer. Applicaties worden aangeboden via de Cloud, of door ons via een privé virtuele server in ons datacenter ("private cloud").

Printers worden met Printix vanuit de Cloud beheerd en de correcte printer wordt automatisch geïnstalleerd als je op een vestiging komt. Je kunt ook onderweg printen en de opdracht later naar een willekeurige printer sturen door de QR-code op de printer te scannen met je telefoon.

Ondertussen ben je overal ook via het vaste telefoonnummer bereikbaar dankzij de Grandstream Wave softphone op je laptop of de app op je smartphone. Ben je beschikbaar om telefoontjes aan te nemen dan meld je je met één druk aan op de wachtrij. Ben je niet beschikbaar dan rinkelt ook je telefoon niet.

Dit is de nieuwe manier van werken. Zoals gezegd: het is niet radicaal anders. Maar toch ook wel. Klaar om de overstap, of de eerste stap, te maken?