Zoeken
  • Robert Haerkens

Kan iemand Miss Moneypenny terughalen?


Moneypenny

Een tijdje geleden zocht één van onze klanten een applicatie-beheerder maar hoe hij ook zocht hij kreeg de vacature niet vervuld. Een maand later zochten ze echter een secretaresse en dit keer ontplofte hun mailbox zowat. Logisch, want een baantje als Juffrouw Jannie was altijd al geliefd en tegenwoordig zijn dergelijke vacatures dun bezaaid.

Ik bedoel maar. Wanneer ik op werk.nl zoek naar vacatures voor schoonmaker dan worden er dik 7.000 getoond, terwijl een zelfde zoekopdracht voor secretaresse er maar een schamele 700 oplevert. De secretaresse is als de Javaanse neushoorn, bijna uitgestorven.

En dat is jammer want een secretaresse was vroeger de spil in het bedrijf. Ze beantwoordde de telefoon, opende brieven, ontving bezoek, boekte zakenreizen, haalde de koffie en flirtte met geheimagenten. Helaas zijn al die taakjes zo goed als verdwenen nu we het allemaal met een paar muisklikken zelf kunnen doen. Ik ken een bedrijf waar je bij binnenkomst moet wachten in een portaaltje met niks dan een bijzettafeltje met daarop een telefoon. Op de sneltoetsen zijn de namen geprint van de medewerkers. Je wordt verzocht degene te bellen voor wie je komt, zodat die persoon je verder binnen kan laten. En let wel, dit is niet de penitentiaire inrichting van Vught.

Toch is dat niet de reden dat ik vind dat het beter zou zijn als secretaresses terug zouden keren. Ja, het is prettiger te worden ontvangen door de vriendelijke glimlach van Miss Moneypenny, maar belangrijker nog, is dat veel bedrijven deze duizendpoot simpelweg blijken te missen in hun modern kantoor.

Regelmatig word ik gevraagd voor wat je 'secretaressewerk in het digitale tijdperk' zou kunnen noemen. Het maken van een sjabloon in Word bijvoorbeeld, of het verzenden van een kerstgroet per mail. Mijn vrouw belde mij vorige week om te vragen hoe ze op haar werk de email-handtekening in Outlook konden aanpassen. Niemand die het daar wist. En laten we eerlijk zijn, hoeveel bedrijven kunnen nog altijd niet zelf een nieuwsartikel op hun website plaatsen?

Een tijd geleden vroeg een secretaresse van een klant aan mij hoe ze alle klanten zonder specifiek factuur-email adres uit het ERP-systeem kon krijgen. Ze was van plan alle klanten door te lopen en een lijst te maken van onvolledige debiteuren. Al die relaties zou ze dan een e-mailtje sturen met het verzoek het factuuradres aan te leveren. Ze zou dan al die reacties in haar mailbox gaan lezen, de klant opzoeken in het ERP-systeem en daarna het juiste factuur-adres intypen. Veel werk als je duizend debiteuren hebt.

Dat kan véél efficiënter en je hoeft er geen IT'er voor te zijn. Was ze geschoold als secretaresse 2.0 dan was ze handig met de gereedschappen van de moderne mens. Dan zou ze vanuit Excel een koppeling maken met de ERP-database en in één keer al die email adressen ophalen. Dan zou ze met Google Formulieren een web-formulier maken waarin klanten het ontbrekende factuur-email adres kunnen invullen. Daarna zou ze die klanten met MailChimp een email sturen waarin ze verwijst naar dat formulier, keurig in de taal van de klant en met een gepersonaliseerde aanhef. Het resultaat is een spreadsheet met netjes alle gegevens onder elkaar, in de plaats van talloze reacties per mail. En in de traditie van de duizendpoot die secretaresses altijd al waren zou ze die spreadsheet ook nog wel geïmporteerd krijgen in het ERP-systeem.

En misschien, als ze tijdens haar Schoevers- of Scheidegger-opleiding het vak SEO niet heeft laten vallen, kan ze wekelijks inloggen op Google Analytics om te kijken hoe de website presteert. Ook zou ze de social-media kanalen beheren en voor een nieuwe collega een VoIP-toestel kunnen bestellen en aansluiten. Het is niet zo moeilijk. Ik ken een secretaresse op een kinderdagverblijf die dat kan én doet.

Het moderne kantoor heeft talloze klusjes die schreeuwen om iemand met moderne secretariële kennis en tentakels in het hele bedrijf. Je denkt misschien dat je bedrijf behoefte heeft aan een eigen Q maar dan eindig je straks met een oliespoor achter de lease-auto's om de concurrentie uit te schakelen of zo'n doe-het-zelf telefoontoestel in een subportaal van de ingang.

Q

Wat waarschijnlijk veel beter werkt is het in ere herstellen van de functie die altijd al onontbeerlijk was voor het succes van elke missie. Het is tijd voor een moderne Miss Moneypenny.

p.s. zolang je bedrijf zelf geen moderne Miss Moneypenny heeft lossen wij de klusjes graag voor je op


1 keer bekeken
 

Tel. +31 492 20 20 54

Kantoorcomplex "BCT Helmond"

Wethouder den Oudenstraat 4
5706 ST Helmond

  • Twitter
  • LinkedIn
  • Facebook

© 2019 Code54 BV - Algemene Voorwaarden