Zoeken
  • Robert Haerkens

Excel: overdaad schaadt


Omdat Excel zo krachtig en simpel is, wordt het ingezet voor talloze doeleinden. Maar let op, met een complexe spreadsheet kun je serieuze risico's introduceren.

In een recente blog beweerde ik dat er in de automatisering geen equivalent bestaat voor het gezegde "als ge het niet mir wit, gebruik dan pur en kit". Ik bedoelde daarmee dat er geen ruimte is voor half werk omdat kleine foutjes desastreuze gevolgen kunnen hebben. Toch is Excel wel degelijk het wondermiddel waarmee je veel automatiseringsgaten kunt dichten: het maken van offertes, facturen, bijhouden van uren, bepalen van verkoopprijzen en zelfs het voeren van een complete boekhouding. Wij gebruiken het zelf natuurlijk ook. Maar let op, want het heeft zijn beperkingen.

1. Niemand die het kan onderhouden

Regelmatig krijgen we bij Code54 verzoeken om een spreadsheet te vervangen door een applicatie. De spreadsheet functioneert nog wel maar niemand kan hem nog onderhouden. Het is ooit door iemand gemaakt maar die persoon is niet meer in beeld. ​​

Vergelijk een ingewikkeld rekenblad met verhalen over een zwager van een zus die getrouwd is met die vrouw die op de hoek woont waar vroeger dat winkeltje was en........ Na twee zinnen ben je het spoor helemaal bijster. Zo werkt het met Excel ook. “Oké, dus A2=B1*C3, en C3=A1*B7+G8? En wat was B1 ook alweer? Bruto of netto? En wat betekent geel?

Ook voor ons kost het vaak tijdrovender een bestaande spreadsheet te ontrafelen dan helemaal opnieuw te beginnen.

2. Traagheid of veelvuldig vastlopen

Excel bestanden kun je met meerdere mensen tegelijk openen. Je kunt ook gegevens uit verschillende Excel-bestanden koppelen. Je kunt 'verticaal zoeken' in lijsten die gekoppeld zijn aan ERP-databases, maar al deze mogelijkheden maken Excel al snel erg traag.

3. "Houtje touwtje" oplossingen

Hoewel Excel in de basis simpel is, zijn macro's in VBA-code dat niet. Met VBA-code kun je een groot deel van de complexiteit weghalen uit formules maar gebruikers kunnen dat meestal niet zelf. In de praktijk roeien mensen met de riemen die ze hebben en proberen ze hun doel te bereiken met de beperkte kennis van Excel die ze hebben. Dat is logisch en daarmee krijg je je werk gedaan, maar het levert helaas vaak wel "houtje touwtje" oplossingen op.

4. Nauwelijks toegankelijk via het web, of telefoon

Microsoft blijft steeds meer mooie mogelijkheden aan Excel toevoegen. Tegenwoordig is er Excel Online en je kunt SharePoint-lijsten in één richting synchroniseren met Excel. Op deze manier is het mogelijk om gegevens te delen met externe mensen. In de praktijk blijkt het echter lastig om rekenbladen snel en veilig te delen over internet of met mensen met smartphones. Het kan allemaal, maar er zijn betere manieren dan Excel om dit te realiseren.

5. Niet of nauwelijks te beveiliging

Je kunt een Excel bestand beschermen met een wachtwoord maar dit soort beveiligingen zijn zwak. Ook is de data zelf nauwelijks te beschermen. Het is ook niet, of nauwelijks, te voorkomen dat gebruikers belangrijke gegevens wissen of gevoelige Excel-bestanden mee naar huis nemen.

6. Foutgevoelig

Naarmate gebruikers om hun eigen beperkingen en die van Excel heen werken wordt de kans op fouten steeds groter. Ik heb vaak gezien dat het voor berekeningen nodig is dat gebruikers kolommen of tabbladen kopiëren en plakken, cellen doortrekken en zelfs met "zoek en vervang" punten door komma's moeten vervangen omdat het decimaal-tekens anders niet klopt.

Conclusie

Let in je organisatie op overdadig gebruik van Excel. De risico's:

  1. Niemand die het kan onderhouden

  2. Traagheid of veelvuldig vastlopen

  3. "Houtje touwtje" oplossingen

  4. Nauwelijks toegankelijk via het web, of telefoon

  5. Niet of nauwelijks te beveiliging

  6. Foutgevoelig

Het goede nieuws

Het grootste voordeel van Excel is dat het wel degelijk een vorm van automatisering is en dat er dus al een functioneel ontwerp is. Het werkt dus het kan dienen als leidraad voor een applicatie. Dat maakt de ontwikkeling van een applicatie een stuk eenvoudiger dan wanneer er alleen nog maar losse wensen zijn.

Ik kom graag met u van gedachten wisselen over de mogelijkheden om een applicatie te maken voor uw huidige spreadsheet.

Contact opnemen.


0 keer bekeken
 

Tel. +31 492 20 20 54

Kantoorcomplex "BCT Helmond"

Wethouder den Oudenstraat 4
5706 ST Helmond

© 2019 Code54 BV - Algemene Voorwaarden