Wie anno 2013 Outlook opent, staat versteld van het aantal functies, maar wie de eerste keer Gmail start, denkt dat hij per abuis op de teletekst knop heeft gedrukt. Wat is beter?
Er is een gezegde "minder is meer", dat zijn oorsprong kent in de architectuur, waar het zegt dat een architect door minder te ontwerpen, meer vrije tijd overhoudt, om te golfen. Je ziet het echter ook bij sommige vakantiegangers. Zij vinden een bed overdreven en een schuimrubber matje meer dan voldoende. Andersom bestaat ook. Mensen die er blijkbaar in geslaagd zijn een paar wielen onder hun huis te zetten en het mee te nemen. Minder armzalig, is meer genieten. Hetzelfde geldt voor Google Apps en Microsoft Office365, twee verschillende interpretaties van het gezegde “minder is meer”. Microsoft en Google kunnen maar beter niet met elkaar op vakantie gaan.
Wie anno 2013 een programma als Outlook opent staat versteld van het aantal functies dat kennelijk noodzakelijk is voor zoiets ogenschijnlijk triviaals als het versturen van email, of het bijhouden van een agenda. Hoeveel logo’s, lijntjes, kleurtjes en smilies kun je kwijt in één email? In vredesnaam, het gaat om de inhoud. En dan zijn er knoppen om een mail te archiveren, verwijderen, verplaatsen, door te sturen, categoriseren, vlaggen, filteren, sorteren, van een automatiseringsregel te voorzien, van een bewaarpolicy te voorzien, op te schonen, terug te halen of te markeren als spam. Of juist niet.
(Te) veel opties in Outlook
Dat is nogal een contrast met Gmail. Wie dat de eerste keer start, zal denken dat hij per ongeluk op de teletekst knop heeft gedrukt. Zo karig is het. Waarna hij langzaam gek wordt in een poging een tabel in te voegen in een email. Want dat gaat niet. In de online wereld is kopiëren en plakken al een uitdaging. Werken met Google Apps is als een vakantie per motor: snel, licht en er zijn eigenlijk geen plaatsen waar je niet kunt komen, alleen is het soms minder comfortabel. Ik waardeer innovatieve details zoals het automatisch aanvullen van rijtjes in een spreadsheet. Excel kan een reeks als 1, 2, 3 aanvullen met 4, 5, 6 maar Google vult het rijtje Renault, Volkswagen, Audi aan met Ford, BMW en Toyota. Dat is ronduit verbazingwekkend. En Google heeft 2-weg authenticatie wat betekent dat mensen die je wachtwoord afkijken, daar niet zelf mee kunnen inloggen. Dat is slim.
Google Drive
Microsoft Office is een grote luxe camper, gebouwd om ervoor te zorgen dat het de gebruiker aan helemaal niets ontbreekt; maar als een olifant in een porseleinwinkel in het centrum van Siena. Na tientallen jaren waarin computers alleen maar meer capaciteit kregen, is Microsoft Office een beetje vet geworden. Dat maakt het ongeschikt voor de trend van de laatste jaren: lichte tablets en werken via internet. Afslanken was geen optie. Enerzijds, waarschijnlijk, omdat het uit Amerika komt, anderzijds omdat mensen nou eenmaal gewend zijn aan al die toeters en bellen. De oplossing die uiteindelijk gevonden werd doet nog het meest denken aan een kleine auto, achter in een camper.
De Web-Apps van Microsoft doen nog het meest denken aan een kleine auto, achter in een camper.
Office365 bevat het volledige traditionele Office-pakket, een aantal kleine apps die geschikt zijn voor het gebruik via internet of iPad, en SharePoint, het online opslagsysteem vergelijkbaar met Dropbox of Google Drive, maar wederom veel uitgebreider. SharePoint heeft wel wat weg van Facebook. Er kunnen allerlei dingen op geplaatst worden, niet alleen bestanden maar ook agenda’s, takenlijsten, enquêtes en bijvoorbeeld wiki’s. Het lijkt er dus op dat Microsofts aanpak beter is. Het biedt in ieder geval de meest functionaliteit en de meeste mensen zullen het prettig vinden dat ze Office kunnen blijven gebruiken. Google’s alternatief is goed, maar de beste Office is toch Office zelf.
Office365
Office365 heeft echter één nadeel, en dat is dat het extreem eenvoudig is, om in een hele korte tijd, een gigantische rommel te maken van je bestanden. Waar gaan collega’s hun documenten opslaan? Op hun eigen pc in “Mijn Documenten”? Of op de H: schijf op de server? Of misschien in “SkyDrive”, het persoonlijke deel op SharePoint? Of in SharePoint zelf? Of, weet je wat, laten we een sub-SharePoint maken voor elk project, of het persoonlijke SkyDrive delen, zodat het niet meer persoonlijk is. Alles kan. Het sterkste punt van Google is dat zij een keuze hebben gemaakt, op basis van een visie, en daar op voortborduren. Hoewel dat ook zijn nadelen kent.
Bij Microsoft is het extreem eenvoudig om in een hele korte tijd, een gigantische rommel te maken van je bestanden.
Zelf heb ik 2 jaar met Google Apps gewerkt en het is bijzonder knap gemaakt, voor een web-oplossing. Zoals de reclame van Telfort bijzonder grappig is, voor een reclame. De spellingcontrole is waardeloos, je kunt contactpersonen niet delen, een taak kan niet maandelijks herhaald worden, en de tekstverwerker kent geen sjablonen.
Concessies
Doordat alles per sé vanuit een webbrowser moet, krijg je het gevoel dat er concessies gedaan worden. Alsof je elk gerecht kunt maken, zolang het maar vegetarisch is. Dat gevoel wordt versterkt doordat Google Hangout - de Skype van Google - alleen goed werkt via een plug-in in Google Chrome, en dat is een beetje vals spelen. Het betekent dat het minder goed werkt in een andere browser en zoiets ondermijnt het idee van een web-oplossing.
Dat gezegd hebbende is Office365 ook niet bijzonder elegant. Microsoft moest het één en ander aanpassen voordat er een auto in de camper paste. Het bestandssysteem werd opnieuw uitgevonden, Windows moest op de schop, een cloud-dienst werd opgezet, het verkoopkanaal heringedeeld, alle licenties veranderd, Windows Server aangepast, Small Business Server begraven en alle Office-programma’s werden voorzien van een nieuwe schil. Daarnaast moesten oude systemen aan nieuwe te koppelen zijn via nieuw te ontwikkelen synchronisatie- en koppelsystemen. Tot slot veranderde ze enkele keren de productnamen, toen de licenties en toen ze helemaal tevreden waren, besloten ze je pc zoveel mogelijk te veranderen in een tablet, en het startmenu uit Windows te verwijderen.
Dat zijn veel ingrepen voor het mogelijk maken van online werken. Dat is alsof je zegt: “u bent tevreden over uw auto maar wenst een aanhanger te kunnen trekken? Dat kan, maar dan moeten we uw wielen, vering, motor en versnellingsbak vervangen”. Er zijn dan ook zoveel dingen gewijzigd, dat je beter alles nieuw kunt kopen.
Maar zelfs dan is het niet probleemloos. Bestanden mogen bijvoorbeeld geen &-symbool bevatten. En heb je Google uitgelachen omdat het onmogelijk is een tabel in een email in te voegen, wacht dan tot je hoort dat je in Word Web App geen nieuwe pagina kunt invoegen. Druk op CTRL-ENTER en tot je verbazing gebeurt er niets. Zoek op internet naar dit fenomeen en je leest doodleuk dat je de volledige versie van Word moet starten om een nieuwe pagina in te voegen in je Word-document. Om de pijn wat te verzachten bieden ze in ieder geval wel de mogelijkheid om ‘nee’ te stemmen op de vraag of dat artikel behulpzaam was.
Dan de installatie. Wij hebben vorige week een overstap gemaakt van Google Apps naar Office365, en het hele gebeuren wordt nergens moeilijker dan het configureren van een IMAP-account in Outlook, om je mail uit Gmail te halen. Het helpt dat meldingen zo simpel mogelijk zijn gehouden. Het lijkt erop dat Microsoft niet alleen informeler is geworden, maar ze richten zich duidelijk ook op een andere doelgroep: de eindgebruiker in de plaats van de systeembeheerder.
Eenvoudige installatie Office365
Opmerkelijk is dat Microsoft de DNS van je hele internet-domein wil hosten. Het is niet voldoende om een paar records aan te maken en die naar hen te verwijzen; je huidige provider moet er helemaal tussenuit. Er worden standaard e-mails geleverd om naar de provider te sturen; en ik raad aan die te gebruiken omdat ze je anders zeker voor gek verklaren. Het is een vrij radicale oplossing.
Als je wilt, krijg je ook de beschikking over een nieuwe openbare website, compleet door Microsoft gehost en vergelijkbaar met populaire alternatieven als WordPress of Joomla. Ferrari.com is een voorbeeld. De integratie met SharePoint zou er voor moeten zorgen dat het eenvoudiger is informatie te delen met klanten, gewoon via de bedrijfs-website. Google Sites kan dat ook, maar is nauwelijks zelf vorm te geven.
Moraal van het verhaal
En dus, de moraal van het verhaal. Wat is beter? Minder of meer? Nou, wij hebben thuis ongeveer 100 tv-zenders en ik zou er zo 90 kunnen missen. Het probleem is natuurlijk wel dat ik wil kiezen welke. Met Office365 is meer mogelijk dan goed voor je is, dus zal je moeten kiezen. Gebruik je Google Apps, dan heb je dat probleem niet. Je straalt naar je klanten een no-nonsense aanpak uit; dat het je vooral gaat om de inhoud. Je laat het hele gedoe met Windows 8, en alle hypes rondom een nieuwe iPhone, rustig aan je voorbij gaan, want je kunt hetzelfde op om het even welke computer, en goedkopere Android telefoon. Toch gaat dat niet altijd op. Bij een offerte gaat het niet alleen om de inhoud en, als we eerlijk zijn, bij heel veel dingen niet. Ik denk dat we allemaal wel met enig onbegrip ons hoofd schudden bij het aanzien van een complete Mini, die uit de onderkant van een Volkner Mobil getoverd wordt, maar het is lastig verdedigen dat de hele reis per motor handiger is.