Het is een wens van veel bedrijven om papieren formulieren te digitaliseren. Vaak worden de gegevens nu handmatig overgenomen van papieren formulieren naar een applicatie. Daar valt in ieder geval tijdwinst te behalen, maar het heeft meer voordelen. Het kan een wens zijn de formulieren te delen (met bijvoorbeeld een klant), of om berekeningen uit te voeren op basis van de data op de ingevulde formulieren. Een voorbeeld hiervan is het bepalen van de gemiddelde score van een reek ingevulde evaluatie-formulieren.
Middels maatwerk kan dit gerealiseerd worden, maar er is niets zo veranderlijk als een formulier, dus flexibiliteit is dermate belangrijk dat maatwerk niet de voorkeur heeft. Wat is er mogelijk met standaard software?
Wensen
Uiteraard, wensen verschillen per situatie. Voor een uitgewerkte oplossing voor uw situatie kunnen wij een uitgebreider onderzoek doen, of zelfs iets op maat maken, maar de gemiddelde eisen liggen voor de hand.
Een formulier moet eenvoudig zelf in te delen zijn. Bij voorkeur is het qua vormgeving ook mogelijk om het papieren formulier na te bootsen, inclusief eventuele plaatjes, tabellen en icoontjes. Een voordeel van een digitaal formulier zou daarnaast moeten zijn dat de ingevoerde informatie gevalideerd kan worden. Het zou dus niet mogelijk moeten zijn ongeldige informatie in te voeren, zoals een jaartal kleiner dan 1950 of groter 2050 bijvoorbeeld. Kortom, we hebben de volgende wensenlijst samengesteld:
Vragen en invoer
Ondersteuning van toevoegen eigen velden met minimaal onderstaande typen
Datum
Meerkeuze (één of meerdere antwoorden mogelijk)
Vrije tekst (meerdere regels)
Schaalverdeling (waarde tussen min en max)
Validatie van ingevoerde gegevens
Online beschikbaar
Offline beschikbaar
Rapportage
Filteren en sorteren
Totalen over velden (en overige expressies, zoals aantal, max, min, gemiddelde)
Document layout rapportage
Delen en externe data
Resultaten inkijken door derden
Beveiligen (wie wag waarbij)
Exporteren data naar open formaat (CSV, Excel, XML)
Gebruik kunnen maken van externe data (bijv: kies een klant uit een klantenlijst)
Implementatie
Eenvoudig te implementeren
Kandidaten
Hiervoor hebben we een aantal standaard oplossingen gescreend:
Evalu
Office365, standaard App voor enquête
Office365, Access web app (Access Database gepubliceerd via Sharepoint)
Adobe Formscentral
Google Apps for Business, formulieren
Cloudformz
Uitslag
Bekijk de details van onze test in deze spreadsheet.
Conclusie
Adobe Formscentral is een sterk product, gebaseerd op invulbare PDF's. Dit is nog het meest een vertaling van een papieren formulier naar een digitaal formulier.
Wanneer cloud-oplossingen zoals Google Apps of Office365 reeds aanwezig zijn, is het digitaliseren van formulieren eigenlijk al standaard aanwezig. Een beperking is dan wel dat het alleen werkt op plaatsen waar een internet-verbinding is. Bovendien is zo'n formulier niet zo goed vorm te geven. Het past misschien niet netjes op een A4-papier als je het print bijvoorbeeld.
Als output wordt er meestal een spreadsheet geleverd, die op te slaan is als een Excel-bestand. Hierdoor kunnen er achteraf allerlei bewerkingen gedaan worden.