Drie en een half jaar geleden hebben we bij Code54 een conversie gedaan van onze G-Suite omgeving (destijds Google Apps genoemd) naar Office365. Dat beviel prima, voor een paar weken, en toen gingen we snel weer terug.
In G-Suite was alles zoveel sneller, stabieler en eenvoudiger dat ik werkelijk vreesde dat Microsoft zijn beste tijd gehad had. Het leek een race die niet te winnen was. Steve Jobs had net het post-pc tijdperk aangekondigd met de iPhone en iPad en Google was heer en meester op internet. Microsoft worstelde ondertussen met een marktaandeel van 1% voor Windows Phone.
Hopeloos
Het vermoeden dat Microsoft hopeloos op zoek was naar de juiste richting werd versterkt door de vele productnaam-wijzigingen. Iedereen kent Gmail, maar Microsoft startte eens met een email-client die 'Windows Messaging' was genoemd. Dat over ging in 'Internet Mail and News', dat vervangen werd door 'Outlook Express', dat daarna 'Windows Mail' werd genoemd. Daarna werd het 'Windows Live Mail' en nu heet 'Outlook.com'. Niet te verwarren met het zakelijke product 'Outlook'.
Feit is echter dat Microsoft sinds onze vorige migratie een nieuwe CEO heeft, Satya Nadella, en ondanks dat ik een fanatiek Google aanhanger ben moet ik toegeven dat ze onder zijn leiding de achterstand zo goed als ingehaald hebben. Je kunt met meerdere mensen tegelijk in Word en Excel 2016 werken (ook in de desktop applicaties), er is multi-factor authenticatie voor web-applicaties en een apparaat-specifieke PIN-code voor Windows. Dat is een innovatie die Google nu zelfs overneemt voor hun Chromebooks.
Wat echter nog altijd een rommeltje is, is het delen met externe gebruikers. Het nieuwe samenwerkingsproduct 'Teams' werkt nota bene alleen met collega's binnen je eigen organisatie. Outlook kan email-bijlagen als link in de plaats van bestand toevoegen maar ook dat werkt niet met externe geadresseerden. Ik had het er vorige week met iemand van Microsoft over maar ik was duidelijk niet de eerste die daarover klaagde. Het staat hoog op hun to-do lijst.
Portfolio
Wie kijkt naar het product-portfolio van de Office365-suite kan niet anders dan onder de indruk zijn van het aantal applicaties:
In veel gevallen heb je helemaal geen server meer nodig. Windows 10 pc's en gebruikers zijn prima te beheren vanuit de Azure Active Directory.
Nu doet G-Suite niet onder voor het aantal applicaties maar het is eerlijk om te stellen dat die van Microsoft meer mogelijkheden bevatten. Google Keep legt het af tegen OneNote, Google Sites is geen SharePoint en Google's versie van PowerApps staat nog in de steigers. Bovendien biedt Microsoft veel uitgebreidere mogelijkheden om centraal beleidsregels te kunnen afdwingen. Zo kan het bijvoorbeeld documenten automatisch blokkeren als er creditcard-nummers in herkend worden.
Dat neemt niet weg dat het ontbreken van toeters en bellen ook een voordeel kan zijn. Outlook bijvoorbeeld, heeft veel te veel functies en ik heb nog nooit iemand ontmoet die werkelijk begrijpt hoe SharePoint werkt.
Doet er niet toe
Maar dit alles doet er niet toe. Het draait niet om functies, gratis opslag of kosten per werknemer. Het gros van de bedrijven werkte vroeger met Microsoft Office en zullen dat simpelweg altijd blijven doen.
Ik vond Google+ prettiger dan Facebook maar al mijn kennissen zaten op Facebook. Ik verkies Google Hangouts boven WhatsApp en Skype maar de hele wereld communiceert met WhatsApp en Skype. En dus denk ik dat Google het lastig zal krijgen.
De producten binnen de cloud-oplossingen van zowel Google als Microsoft zijn ook nog eens zo met elkaar verweven dat het praktisch onmogelijk is ze los te gebruiken. Bedrijven willen Word, Excel en Outlook en als ze daarvoor een abonnement Office365 moeten afsluiten dan moet dat maar. Daarna gaan ze vanzelf OneDrive gebruiken en daarna de andere applicaties.
Prioriteit
Daarnaast lijkt Google Apps niet de hoogste prioriteit te krijgen binnen alle Google-producten, terwijl ik wel het idee heb dat dat geldt voor Office365 bij Microsoft. Onlangs was ik op de Microsoft Tech Summit in Amsterdam waar zonder uitzondering alle sessies, twee dagen lang, om de in's en out's van Microsoft's cloud-oplossing draaide. Ik kijk jaarlijks naar Google's vergelijkbare I/O evenement maar hoor zelden iets over G-Suite.
Een reden hiervoor is waarschijnlijk dat de kantoor-omgeving van levensbelang is voor Microsoft. Dat is waar ze groot in zijn geworden en waar ze van bestaan. Google, aan de andere kant, genereerde vorig jaar 75% van hun omzet uit advertenties. Simpel gezegd zal Microsoft er alles aan gelegen zijn dat Office365 beter is dan G-Suite en zal Google er alles aan doen dat hun zoekmachine beter is dan Bing. Ze concurreren niet exact op dezelfde markt.
Conclusie
Net als drie en een half jaar geleden valt mij ook nu weer op hoe uitgebreid Office365 is. G-Suite voelt als één snelle applicatie die direct klaar is voor gebruik, maar Office365 daarentegen, is met OneDrive, SharePoint en de complete Azure omgeving, indrukwekkend uitgebreid. Overweldigend soms. Maar waar het enkele jaren geleden nog hopeloos leek, ziet het er nu naar uit dat het met wat tijd wel goed komt.
Wat op mij daarom de meeste indruk maakt is niet het product 'Office365', maar de prestatie van Microsoft om zich zo aan te passen aan een veranderende wereld. Ze moesten van ver komen (zie Internet Explorer) maar hebben de achterstand zo goed als ingelopen. Feitelijk zijn er functioneel nauwelijks nog tekortkomingen.
Wie niet al te ingewikkelde functionaliteit verlangt, zou ik omwille van eenvoud en kosten nog steeds het lichtgewicht ecosysteem van Google adviseren, met zijn Chromebooks en G-suite. Maar ik heb weinig bedrijven daar naartoe zien overstappen toen Microsoft hopeloos achter liep en ik zie weinig redenen voor hen om dat nu, alsnog, te gaan doen. Een bedankje van Microsoft aan Google voor de inspiratie is echter op zijn plaats.
Update 29-5-2017
Ze zeggen dat het 66 dagen kost om je een nieuwe gewoonte aan te leren. Ik heb er 2 dagen eerder al de brui aan gegeven dus misschien ligt het aan mij maar in Office365 krijg ik gewoon minder gedaan dan in G-Suite. Office365 is uitgebreider en het is heel lastig om in te zien hoe dat een nadeel is maar vergelijk het met een tablet en een pc. Een pc is functioneel superieur aan een tablet maar als je eenmaal een tablet gewend bent gebruik je een pc zo min mogelijk.
Efficiëntie
Ik durf zelfs te beweren dat de keuze voor Office365, compleet met Azure Active Directory, SharePoint, Teams, One Note, Skype for Business, OneDrive, PowerApps en alle andere applicaties een bedreiging kan zijn voor de efficiëntieop kantoor. Er zijn zoveel manieren om dingen gedaan te krijgen in Office365 dat je werkelijk het risico loopt dat mensen erin verzanden. Wil je werkelijk dat werknemers uren bezig zijn met het organiseren van folders in Outlook, blogs schrijven in Sway of constant het werk van collega's volgen in Newsfeed? En zijn ze zelf in staat om te bepalen of ze een nieuwe SharePoint Site moeten aanmaken en waar ze hun documenten nu weer opslaan? In Mijn Documenten, op de netwerk share, in OneDrive of in SharePoint? En hoeveel applicaties geef je je medewerkers om taken in bij te houden? Office365 heeft er inmiddels toch zeker een handvol.
Problemen
Ik beschouw het ook als een structureel probleem dat je inmiddels van alle applicaties twee versies hebt: een traditionele pc-versie en een online web-versie. Ik had een Excel-bestand gedeeld met een klant maar we konden het bestand om één of andere reden niet bewerken in Excel Online. Dan moet je dus terug naar de offline versie maar daarin kun je niet gelijktijdig werken. Dat zou wel moeten kunnen maar mijn klant had niet de meest recente versie van Excel. In Google heb je dat allemaal niet: iedereen heeft altijd de laatste versie en dezelfde applicatie.
Neem Outlook als voorbeeld: Postvak-In Regels in Outlook (bijvoorbeeld om inkomende facturen door te sturen en te archiveren) werken soms alleen zolang Outlook actief is, maar soms ook altijd (afhankelijk van wat de regel moet doen). Je email-handtekening is anders in Outlook, Outlook Web Access en de Outlook app op je telefoon en tablet. Op mijn telefoon bleven alle notificaties staan voor email die ik al lang op mijn pc had afgehandelde en ik kreeg beduidend meer spam dan in Gmail. In OneNote kreeg ik trouwens de spellingcontrole niet uit of op de juiste taal en Skype for Business kon mijn contacten uit de 'gewone Skype' niet migreren. Mensen met Skype kunnen je zelfs niet skypen op Skype for Business als ze nog een traditioneel Skype-account hebben in de plaats van een Microsoft-account. Ik zei toch dat het complex was?
Security
Wat ik me wél kan voorstellen is dat je als bedrijf niet wilt dat werknemers op eigen houtje allerlei cloud-oplossingen zoals DropBox, WeTransfer of Slack gebruiken om samen te werken. Qua beveiliging is dat een, uh.... uitdaging. Met Office365 geef je ze de middelen terwijl het nauw aansluit bij de bestaande infrastructuur, beleidsregels en rechten en groepen. Maar als dat de reden is ben je waarschijnlijk sowieso niet van plan om ooit iets anders te kiezen dan de Microsoft-oplossing en die conclusie had ik de vorige keer ook al getrokken: "Het draait niet om functies, gratis opslag of kosten per werknemer. Het gros van de bedrijven werkte vroeger met Microsoft Office en zullendat simpelweg altijd blijven doen". Office365 is daarom denk ik nog steeds de beste keus. Voor de minder innovatievere bedrijven ;-).