Binnenkort gaat Microsoft Outlook automatisch omzetten naar een nieuwe versie. Ze starten hiermee vanaf januari 2025 en het gaat enkele maanden duren. Microsoft heeft dit bekend gemaakt op haar website. Hoewel het einde van de klassieke Outlook in zicht is, blijft het bedrijf de oude versie nog tot minimaal 2029 ondersteunen.
Sinds augustus 2024 is de nieuwe Outlook algemeen beschikbaar voor iedereen. De nieuwe Outlook biedt echter nog niet dezelfde functionaliteit als de oude; daarom zijn veel gebruikers nog niet overgestapt.
Ontbrekende functies
In de nieuwe Outlook zijn de volgende functies nog niet beschikbaar (zie deze lijst met vergelijking)
PST (archief-) bestanden. Enkele weken geleden verscheen op de Roadmap van Office de functie voor het importen en exporteren van PST-bestanden. Dit zou beschikbaar komen vanaf November 2025.
Meerdere mail-profielen (is toegezegd)
Gedeelde postbussen (delegeren werkt niet volledig)
Zelfgemaakte formulieren
Notities (deels)
Offline werken (deels)
VBA Macro's
Vertraagd verzenden
Mail samenvoegen (verzendlijsten) (is toegezegd)
Mail herroepen (annuleren na verzenden) (gedeeltelijk)
Adresboek
Agenda:
Automatisch afwijzen uitnodigingen als je al een afspraak hebt (is toegezegd)
Afspraak inplannen
Werkuren en werklocatie op agenda (is toegezegd)
SharePoint calendar synchronisatie
Uitbereidingen (denk aan ERP en CRM-systemen)
COM add-ins
Outlook Object Model (OOM)
Messaging Application Programming Interface (MAPI)
Mappen
Account volgorde wijzigen
Map volgorde wijzigen
Favorieten gedeelde mappen
Openbare mappen (gedeeltelijk)
Zoek-mappen (gedeeltelijk)
Toch overstappen?
Systeembeheerders hebben de mogelijkheid om de automatische overstap voor bedrijven uit te schakelen. Is dit verstandig, gezien het aantal ontbrekende functies? Wij denken van niet, omdat veel bedrijven nog niet zoveel hebben getest met de nieuwe Outlook. De oude versie gaat uiteindelijk verdwijnen, het lijkt ons beter om niet bij voorbaat al te beginnen met uitstellen.
Voor veel gebruikers is de nieuwe Outlook even wennen, maar werkt het verder prima. De enige 2 problemen die wij zelf ondervinden zijn:
Bij het verzenden van email vanaf een ander account (bijvoorbeeld administratie@code54.nl) komt de verzonden mail in je eigen Verzonden Items mapje, in de plaats van die van het administratie-account. Dit zou echter komende maanden opgelost moeten zijn.
Quick Steps werken iets anders. Wij gebruiken bijvoorbeeld een Quick Step om een factuur door te sturen naar Exact Online, waar het automatisch een boeking wordt, en daarna te archiveren. In de nieuwe Outlook wordt die email niet direct verzonden, in de oude Outlook wel. Het is slechts één keer extra klikken maar het toont aan dat het niet hetzelfde werkt.
Gebruik je veel geavanceerde functies in de oude Outlook en zijn die niet beschikbaar in de nieuwe Outlook? Dan is er waarschijnlijk een betere (modernere) manier om hetzelfde voor elkaar te krijgen. Denk aan het gebruik van ouderwetse plugins en VBA-macro's, die toch al niet werkte in Outlook op je telefoon.
Zware belasting voor pc?
Gebruikers rapporteren ook een veel hoger geheugen- en CPU-gebruik (een factor 5x tot 10x) dan bij de oude Outlook.
Echter, omdat er geen lokale kopie van de mail meer op de harddisk van de computer wordt bewaard is de ruimte die Outlook inneemt op de harddisk een stuk minder. Dit is een groot voordeel wanneer je een hele grote mailbox hebt (bijv. 50 GB) en met meerdere gebruikers op dezelfde pc inlogt. Als wij volle harddisks aantreffen is dat bijna altijd om deze reden. Het overschakelen op de nieuwe Outlook zal dit oplossen.
Omdat er geen lokale kopie van de mail meer op de harddisk van de computer wordt bewaard is de ruimte die Outlook inneemt op de harddisk een stuk minder. Dit is een groot voordeel. Als wij volle harddisks aantreffen is dat bijna altijd om deze reden.
Ook zal het zoeken naar oude mail beter worden, omdat de oude Outlook in beginsel alleen in de lokale kopie (van bijvoorbeeld 1 jaar) zocht.
Tot slot merken wij dat Outlook vaak onverklaarbare problemen heeft. Het is duidelijk een oude applicatie die nooit bedoeld was voor het Cloud-tijdperk. Wij hebben goede hoop dat het aantal problemen met de nieuwe Outlook een stuk minder zullen worden.
Windows Mail en Agenda
Voor consumenten die de ingebouwde mail en agenda van Windows gebruiken, is het goed om te weten dat dat ook stopt. Ondersteuning voor Windows Mail, Agenda en Mensen eindigt op 31 december 2024.
Comments