In opdracht van Administratiekantoor Wijnen Asten ontwikkelde we onlangs een tool die het archiveren van door klanten ondertekende contracten zo goed als volledig automatiseert. Hoewel de klant al jaren voorzien was van een Document Management Systeem (DMS) van Xerox was dat systeem niet in staat enkele veel voorkomende fouten in documenten op te lossen.
Ontbrekende pagina's
In een geretourneerd contract staan pagina's vaak in de verkeerde volgorde, ontbreken, of de blaadjes van verschillende contracten zitten door elkaar. Wanneer zo’n fout document (via mail of fax) als PDF binnen was gekomen moesten de pagina’s dan eerst handmatig in de goede volgorde worden gezet en de ontbrekende pagina’s aangevuld worden. Daarna kon de gerepareerde PDF opnieuw het systeem in.
Xerox of Code54?
De keuze voor een maatwerk-oplossing was niet vanzelfsprekend. Ook Xerox werd gevraagd naar een oplossing en kwam met een voorstel in de vorm van een nieuw DMS-systeem aangevuld met maatwerk. De keuze viel uiteindelijk op maatwerk van Code54 omdat de kosten wat lager uitvielen - het standaard systeem van Xerox komt immers helemaal te vervallen - en het lijkt vrijwel alleen met een volledige maatwerk oplossing zeker dat aanvullende wensen in de toekomst ingebouwd kunnen worden.
Oplossing
Onderstaande foto's tonen de tool in werking. Het draait periodiek op de server en voert de volgende taken uit:
Haalt PDF’s op uit een mailbox en verplaatst de mail naar een “afgehandeld” mapje. Foto’s worden omgezet naar PDF’s.
Splits de PDF op in losse pagina’s.
Leest aan de hand van QR-barcodes de pagina-nummers en het totaal aantal pagina’s.
Combineert pagina’s die per contract, werknemer, inlener en administratie-soort bij elkaar horen en plaatst ze in de goede volgorde. Gedraaide pagina’s worden recht gezet.
Controleert of een set compleet is, zo niet dan worden de ontvangen pagina’s in een wachtrij geplaatst tot de ontbrekende pagina’s ook binnen komen.
Plaatst complete documenten, afhankelijk van de nummering in de barcode, op de juiste plek in het archief.
Stuurt emailtjes naar de juiste afdeling om te informeren over complete of incomplete contracten.
Een contract (of aantal contracten) met pagina's door elkaar
Klant scant of faxt ze terug
Ontvangen Pagina Elke ontvangen pagina heeft een barcode met document-informatie, pagina-nummer en totaal aantal pagina's:
De PDF-verwerker op de server in actie (open video bij voorkeur in volledig-scherm):