Zoeken
  • Robert Haerkens

Kinderdagverblijf zet Google Apps in


Google Apps kan een complete Microsoft-werkplek, inclusief Office en alle servers, vervangen voor € 3,80 per werknemer per maand. Kinderdagverblijf SKLM / Potje Knor migreert 90% van de werknemers, maar niet alleen om die reden.

De meeste van de ruim 100 medewerkers van de kinderdagverblijven SKLM en Potje Knor zijn leidsters die parttime werken in de lokalen waar de kinderen worden opgevangen. Het zijn geen typische kantoorbanen, ze gebruiken een computer voor het schrijven van verslagen, opslaan van foto's, emailen, printen en lichte administratieve taken.

Door het groot aantal gebruikers is elke licentievorm op basis van dat aantal erg duur, zeker een Microsoft-oplossing. Je hebt immers een terminal-server nodig waarop medewerkers vanuit allerlei vestigingen inloggen, een Exchange-server voor de mail, een Domain-controller om gebruikers te beheren en Office, allemaal met licenties per gebruiker. Daarnaast ligt het voor de hand om VPN-verbindingen naar de locaties aan te leggen en de medewerkers te voorzien van laptops. Om thuiswerk beter te faciliteren werd bovendien SharePoint gebruikt. De kosten per medewerker liggen al snel op zo'n € 50 per maand. Desondanks was de oplossing niet zaligmakend. Medewerkers konden thuis nauwelijks met tablets werken en VPN's waren op sommige locaties niet mogelijk. Ook vergen tientallen laptops, verspreid over tientallen locaties, het nodige beheer.

Google Apps

Na een uitgebreide test is daarom onlangs gestart met het overzetten van een gedeelte van de Windows-gebruikers naar Google Apps for Work, zoals de officiele naam is. Wanneer het voldoet, biedt het een volledig alternatief voor een Microsoft-werkplek en zelfs een aantal interessante extra mogelijkheden. Alles is webbased en servers zijn niet meer nodig. Laptops kunnen vervangen worden door goedkopere Chromebooks (laptops zonder Windows, waarop feitelijk alleen de internetbrowser Chrome draait), die geen beheer nodig hebben en zichzelf updaten. Printen kan vanaf overal via Google Cloud Printing en met Google Sites is een nieuw intranet ingericht.

Omschakelen naar een Google werkplek is voor gebruikers best een grote verandering, maar in dit geval was er het geluk dat medewerksters jong zijn en thuis al gewend zijn aan webapplicaties zoals Gmail.

VoIP

Voor telefonie is een jaar eerder al begonnen met het overzetten van oude lijnen naar VoIP. Met de combinatie Google Apps en VoIP kan SKLM/Potje Knor veel sneller en goedkoper voorzien in ICT-behoeften van een nieuwe locatie, ook als het daar lastig is om eigen IT-infrastructuur aan te leggen zoals op een school. Het enige dat nodig is, is een Chromebook, VoIP-telefoon en internet-printer. Dat kan desnoods al met alleen WiFi.

Tot slot

Een overstap naar Google Apps is niet voor elke organisatie een goede keuze (Code54 kan daarbij adviseren) omdat de functionaliteit minder uitgebreid is, maar wanneer het wel kan, kan een organisatie er zijn IT een heel stuk mee versimpelen.

Wanneer je met Google Apps gaat werken kun je het beste je oude omgeving 'los laten'. Je kunt bijvoorbeeld Outlook wel gebruiken in combinatie met Gmail maar dat geeft alleen maar problemen en je mist functionaliteit die Gmail wel, maar Outlook niet heeft. Ook is het mogelijk Google Drive te synchroniseren met een map op je pc maar ook dat kun je beter vermijden.

Bekijk opnieuw wat je nodig hebt aan automatisering en vul dat in met de producten die Google daarvoor heeft. Sommige dingen kunnen niet, maar vaker dan je vooraf zult verwachten blijkt achteraf: 'less is more'.

#Projecten

9 keer bekeken
 

Tel. +31 492 20 20 54

Kantoorcomplex "BCT Helmond"

Wethouder den Oudenstraat 4
5706 ST Helmond

  • Twitter
  • LinkedIn
  • Facebook

© 2019 Code54 BV - Algemene Voorwaarden